Les bonnes pratiques pour l’organisation de vos événements : un guide indispensable pour les Event Managers et Assistant(e)s qui veulent briller !
Soyons clairs : organiser un événement, ce n’est pas simplement réserver une salle et appeler un traiteur. Ceux qui pensent que l'organisation d'événements est une tâche simple se trompent lourdement. L’événementiel est une discipline exigeante qui nécessite expertise, stratégie et anticipation. Si vous êtes Event Manager, Office Manager ou Assistant(e) et que vous souhaitez marquer les esprits de vos invités, voici quelques bonnes pratiques et retours d'expérience pour vous distinguer de la masse des organisateurs lambda.
1. Définir des objectifs clairs dès le départ – Évitez la navigation à vue
Combien d’événements ratés avez-vous déjà vus parce que les objectifs n’étaient pas définis ? Trop. Avant de faire quoi que ce soit, il faut poser les bases : pourquoi cet événement ? Renforcer la cohésion, créer des synergie entre les équipes, présenter une nouvelle stratégie, lancer un nouveau produit, introduire de nouveaux collaborateurs … Si vous ne pouvez pas répondre à cette question, inutile d'aller plus loin. Un événement sans but est une perte de temps et d’argent.
Exemple concret : Lors d'un événement interne pour une entreprise de technologie, l’objectif initial était flou : renforcer la cohésion d’équipe. Résultat ? Une série d’activités déconnectées qui n’ont pas réussi à impliquer les participants. L'année suivante, l'objectif a été précisé : améliorer la collaboration entre les équipes produit et marketing. L'événement a inclus des ateliers collaboratifs spécifiques à chaque département, des jeux de rôles et des simulations de projet. Les résultats étaient spectaculaires : une meilleure compréhension entre les équipes et des synergies qui ont duré bien au-delà de l'événement.
2. Apprendre des événements passés – Pourquoi répéter les erreurs ?
Si vous ne prenez pas le temps de vous renseigner sur les événements passés de votre groupe, vous risquez de proposer la même chose, encore et encore. Vous voulez marquer des points ? Découvrez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas plu lors des précédents événements. En envoyant un simple questionnaire, vous pouvez éviter les répétitions et innover là où d'autres échouent à le faire. Vous pouvez utiliser des outils comme Google Form, Type Form ou encore Survey Monkey.
Retour d’expérience : Une entreprise du secteur de la grande distribution avait pour habitude d’organiser ses séminaires annuels dans le même lieu, année après année. Le résultat ? Une lassitude grandissante parmi les participants, et un événement qui perdait progressivement de son impact et de son intérêt. Après avoir mené un rapide sondage, l’équipe événementielle a découvert que les collaborateurs aspiraient à des expériences plus immersives. De plus, la direction, avec des objectifs de plus en plus ambitieux, voulait insuffler à ses équipes une culture du dépassement de soi.
Plutôt que de se contenter d’un cadre classique, ils ont décidé de bouleverser les habitudes en optant pour un séminaire au sommet, littéralement, dans une station de ski. Le programme comprenait des activités de team building ludiques mais également stimulantes, conçues pour encourager la résilience et l’esprit d’équipe. Parmi les moments forts, une randonnée en raquettes, la construction d’ Igloo en équipe, une soirée festive dans un refuge de montagne, et une descente en luge aux flambeaux, créant des souvenirs inoubliables.
Le changement a fait des merveilles : non seulement l'engagement des participants a fortement augmenté, mais cet événement est devenu un véritable succès, redynamisant les équipes et renforçant l’esprit de cohésion. Ce séminaire a non seulement marqué les esprits, mais il a également ancré la culture du dépassement de soi au sein de l’entreprise, alignant parfaitement les activités sur les objectifs stratégiques de la direction.
3. Le choix de la date – Ignorer la date, c’est condamner l'événement à l’échec
Choisir la mauvaise date est l’erreur fatale. Trop d’organisateurs fixent des événements pendant des périodes intenses pour l’entreprise. Il faut choisir une date où la majorité des participants sont disponibles et où l’événement ne sera pas noyé par d'autres priorités. Utilisez des sondages, mais surtout, planifiez intelligemment.
Exemple concret : Une grande entreprise pharmaceutique a organisé un lancement de produit en plein mois d’août. Résultat : une faible participation, de nombreux absents clés et un échec cuisant. L'année suivante, l'événement a été programmé après la rentrée de septembre, avec une planification en amont incluant des rappels réguliers. Non seulement l’engagement a été optimal, mais la couverture médiatique a été bien meilleure, car tous les partenaires étaient disponibles.
4. L'importance des valeurs et de la culture de votre entreprise – Vos événements doivent incarner l’ADN de votre entreprise
Organiser un événement sans tenir compte des valeurs de l'entreprise est une opportunité manquée. Chaque aspect de votre événement, de l'activité principale aux détails les plus subtils, doit refléter les principes fondamentaux de l'entreprise. Si vous ne le faites pas, vous envoyez un message : "Cet événement est juste un autre rendez-vous insignifiant". Vos événements doivent incarner votre ADN, sans compromis.
Retour d’expérience : Une start-up en pleine croissance, orientée vers l’innovation, a organisé un événement interne dans un hôtel 5* sans véritable connexion à ses valeurs. L'événement a semblé "hors sol" pour les participants. L’année suivante, ils ont réajusté l’événement en l'organisant dans un lieu insolite ultra moderne, avec des ateliers axés sur la créativité et des discussions informelles pour encourager les idées disruptives. Résultat ? Les employés ont ressenti un alignement clair entre l'événement et la culture de l’entreprise, renforçant ainsi leur engagement.
5. Personnaliser l’expérience – Marquez les esprits ou restez dans l'ombre
Un événement sans personnalisation est tout simplement sans impact. Servir des cocktails et diffuser de la musique ne suffit plus pour capter l'attention. Si vous souhaitez vraiment marquer les esprits, chaque détail doit être pensé pour offrir une expérience unique, qui reflète les valeurs de votre entreprise et qui laisse un impact durable sur vos participants. Sinon, votre événement se noiera dans la masse.
Personnalisation dès l’invitation : Dès la première interaction, vous devez imprégner vos invités de l’esprit de l’événement. Envoyer un Save the Date qui annonce le ton de l’événement puis 1 mois plus tard, lancer les invitations. Créez une page dédiée à l'événement incluant une présentation professionnelle et visuellement attrayante. Sur cette page, présentez le programme détaillé, les informations pratiques et une vidéo personnalisée du Président ou du CEO qui introduit l’événement. Cette approche crée une première impression forte et engage les participants avant même leur arrivée.
Lieux insolites et effet "Wouaou" : Choisir un lieu atypique peut radicalement changer la perception de l'événement. Au lieu des salles de conférence classiques, optez pour des lieux insolites qui suscitent l’émerveillement dès l’arrivée. Un château historique, une usine désaffectée transformée en espace artistique ou même un rooftop avec une vue imprenable créent un effet "Wouaou" qui ancre immédiatement l’événement dans les mémoires. Le lieu doit non seulement surprendre, mais aussi s’intégrer parfaitement au thème et aux objectifs de l’événement.
Exemple concret : Lors d’une conférence annuelle, une entreprise de télécommunications avait initialement opté pour un cadre traditionnel, réservant une salle dans un centre de congrès classique et envoyant des invitations par un simple e-mail générique. Pendant l’événement, les équipes ont distribué des brochures et des goodies standards, ce qui a eu un impact limité sur les participants. Le manque de personnalisation a rendu l’événement fade et peu engageant.
L’année suivante, l’entreprise a complètement réinventé son approche en misant sur la personnalisation à chaque étape. Ils ont créé une page dédiée incluant une vidéo inspirante du Président pour introduire l'événement et définir les attentes. Une application à été créée avec des informations personnalisées pour chaque participant, et chaque invité a reçu un kit de bienvenue sur-mesure, contenant des objets sélectionnés en fonction de leurs centres d’intérêt. Le programme a été diversifié, avec des activités adaptées aux profils des participants, incluant des ateliers techniques, créatifs ou de leadership. Le tout s’est déroulé dans un lieu moderne et surprenant, offrant une vue panoramique imprenable sur la ville, créant un effet "wow" dès l’arrivée.
Résultat ? Une augmentation de 40 % du taux de satisfaction et des retours enthousiastes. Les participants ont exprimé un sentiment d'implication totale et une expérience plus marquante. En 2024, la personnalisation n'est plus une simple option dans l'événementiel, mais une exigence incontournable. Si vous ne proposez pas une expérience unique et immersive, votre événement risque non seulement de passer inaperçu, mais vous laisserez à vos concurrents l'opportunité de marquer les esprits à votre place.
6. Choisir le bon lieu – Ne choisissez pas la facilité
Combien de fois avez-vous vu des événements se dérouler dans des lieux mal adaptés, sous prétexte qu'ils étaient "disponibles" ? C’est la recette parfaite pour l’échec. Le lieu doit correspondre à votre événement. Non seulement en termes de capacité et d’équipements, mais aussi en termes d’atmosphère. Un séminaire créatif dans une salle de réunion austère ? Inacceptable.
Retour d’expérience : Un séminaire de formation pour une entreprise d'assurance a été organisé dans une salle de réunion austère, sans lumière naturelle ni équipements adaptés. Le feedback des participants était unanime : l’endroit était déprimant et inadapté. La fois suivante, l’entreprise a opté pour un espace plus créatif avec des zones de détente et une disposition flexible. Résultat ? Une atmosphère beaucoup plus dynamique, une meilleure interaction entre les participants et une rétention des informations améliorée.
7. Prévoir un moment fort pour le partage, la cohésion et marquer les esprits
Si votre événement ne laisse pas un souvenir mémorable, vous avez échoué. Point. Chaque événement qui se respecte doit inclure un moment fort, un temps dédié à la cohésion et au partage, capable de marquer durablement les esprits des participants. Que ce soit un atelier interactif, une activité de team building inédite, ou une expérience immersive qui sort de l'ordinaire, ce moment doit être pensé pour renforcer les liens entre les participants et les faire sortir de leur zone de confort. Ce n’est pas une simple « pause networking » ou un déjeuner en commun. C'est bien plus que cela.
Vous devez viser l'inoubliable : un atelier de créativité où chacun contribue, une activité de team building où les équipes sont poussées à collaborer de façon originale, ou encore une expérience sensorielle innovante qui engage pleinement les participants. Ce moment de partage est l’occasion idéale pour aligner les valeurs de l'entreprise avec les expériences vécues. C'est également le meilleur levier pour créer des souvenirs positifs et renforcer l’engagement des participants à long terme. Si vous ne prévoyez pas ce moment clé, ne vous attendez pas à voir vos invités repartir avec une expérience gravée dans leur mémoire.
Exemple concret : Lors d’un séminaire d’entreprise, une activité de team building classique a été remplacée par un atelier de "cuisine collaborative", où des équipes de collaborateurs de départements différents devaient préparer des plats ensemble. Ce moment fort a permis non seulement de renforcer les liens entre les équipes, mais a aussi créé des souvenirs uniques et a été cité comme le moment préféré par 80 % des participants dans les retours post-événement. L'activité a été un levier efficace pour améliorer la cohésion et laisser une impression durable.
8. Élaborer un plan détaillé – Si vous improvisez, vous échouez
Vous pensez que l'improvisation peut avoir sa place dans la gestion d'événements ? Détrompez-vous. La clé de la réussite réside dans une planification rigoureuse, et ce, dès les premières étapes. Chaque détail compte, de la réservation des prestataires à l’envoi des invitations. Vous voulez être efficace ? Mettez en place des outils comme Trello ou Monday ou Google Tasks, sinon préparez-vous à courir après les deadlines et à offrir une expérience médiocre.
Retour d’expérience : Une entreprise de services financiers a organisé une grande conférence, mais a sous-estimé la nécessité d’un plan détaillé. Résultat : des retards dans le programme, des fournisseurs mal coordonnés et une expérience globale chaotique. L’année suivante, un plan détaillé a été élaboré bien à l’avance avec des tâches précises pour chaque membre de l'équipe. En conséquence, l’événement a été fluide et s’est déroulé sans accroc, avec des retours très positifs.
9. Anticiper les imprévus – Parce que la perfection n'existe pas
Si vous ne prévoyez pas de plan B, autant dire que vous n’êtes pas prêt à affronter la réalité de l'événementiel. Penser que tout se déroulera sans accroc est une illusion. Il faut anticiper les pannes, les annulations de dernière minute, et même les caprices de la météo. Ceux qui ne sont pas prêts à affronter l’imprévu devraient changer de métier.
Exemple concret : Lors d'un salon professionnel, une panne électrique inattendue a perturbé un événement clé. Heureusement, l’équipe avait prévu un générateur de secours et des lampes portables, ce qui a permis de continuer sans interruption majeure. Cet exemple montre qu’anticiper l’imprévu et préparer des solutions alternatives est une clé essentielle pour minimiser les perturbations et garantir la réussite de l’événement.
10. Maîtriser le budget – Ceux qui explosent leur budget perdent en crédibilité
Gérer un budget, c’est savoir négocier et ne pas tomber dans les pièges des prestataires. Trop d’organisateurs se laissent surprendre par des frais imprévus ou une gestion approximative des dépenses. Si vous voulez éviter cela, des solutions comme Youna vous permettent de centraliser vos dépenses et de réaliser des économies. Si vous ne pouvez pas tenir un budget, votre crédibilité en prend un coup.
Retour d’expérience : Une société de conseil avait tendance à dépasser le budget de ses événements à cause de mauvaises négociations avec les prestataires. L'année suivante, elle a utilisé Youna pour centraliser ses dépenses et négocier des tarifs de groupe. Le résultat ? Un événement livré dans le budget, avec une transparence totale vis-à-vis des parties prenantes.
11. Utiliser la technologie – En 2024, ne pas être digitalisé, c’est être obsolète
Dans un monde où la technologie est omniprésente, ne pas intégrer les outils numériques dans l’organisation de vos événements vous place clairement à la traîne. En 2024, les solutions technologiques ne sont plus un "plus" mais une nécessité pour garantir l'efficacité, l'interactivité et l'impact de vos événements.
Des plateformes comme Youna, pour simplifier la réservation et centraliser vos dépenses,, ou Your Event Manager, pour la gestion d'événements hybrides, sont devenues des incontournables. Refuser d’adopter ces solutions, c’est non seulement se compliquer la tâche inutilement, mais c'est aussi limiter l’envergure et l'impact de votre événement.
Exemple concret : Lors d’une conférence en présentiel, une entreprise a utilisé Your Event Manager pour créer un événement hybride. Grâce à cette solution, non seulement les participants présents sur place ont pu interagir, mais les participants qui n’ont pas pu se rendre sur place ont pu suivre les conférences, participer à des ateliers et interagir avec les personnes présentes sur l’événement.
L’entreprise à ensuite partagé les Replay des conférences et les moments forts sur les réseaux sociaux. L’événement a attiré un public plus large et a été beaucoup plus inclusif, avec une portée internationale.
12. Communication transparente et efficace – Ne laissez aucune place à l’ambiguïté
Un manque de communication claire est la meilleure façon de perdre vos participants en cours de route. Dès que la date, l’heure et le lieu de l’événement sont confirmés, la communication doit être immédiate, précise et continue. Informez vos participants de manière simple et concise, et surtout, assurez-vous qu'ils aient facilement accès aux informations à tout moment.
Pour les événements simples, une landing page dédiée, regroupant les informations essentielles (programme, accès, lieux, etc.), peut suffire. Des outils comme Mailchimp ou Google Sites facilitent la création de ces pages et leur diffusion. Cependant, pour les événements plus complexes, une communication en temps réel est indispensable. Dans ce cas, créer une application événementielle personnalisée permet non seulement de centraliser toutes les informations pratiques, mais aussi d’offrir une expérience enrichie et personnalisée, incluant le programme, des informations sur les intervenants, des fonctionnalités de networking, et des notifications en direct. Des solutions comme Your Event Manager facilitent la création de ces applications, garantissant que vos participants restent informés et engagés tout au long de l’événement.
Et après l’événement ? La communication ne s’arrête pas là. Un e-mail de remerciement, un questionnaire de satisfaction pour évaluer l’expérience des participants, et un résumé des moments forts sont essentiels pour prolonger l'impact de l'événement et recueillir des retours utiles pour les futures éditions.
Retour d’expérience : Lors d’un grand événement pour une entreprise de cosmétique, les informations étaient envoyées de manière sporadique, sans cohérence. Cela a conduit à des confusions sur les horaires et les lieux, générant de la frustration chez les participants et des retours très négatifs. L’année suivante, l’équipe a complètement repensé sa stratégie de communication, mettant en place un plan de communication complet avec des rappels automatiques, des notifications en temps réel via une application événementielle, et un service de conciergerie pour répondre instantanément aux questions des participants. Résultat ? Une amélioration spectaculaire de l’expérience des participants, avec des retours largement positifs et un taux de satisfaction beaucoup plus élevé.
13. Augmenter l’impact de votre événement
13.1 Diffusion en Live : Proposez une retransmission en direct via des solution de Livestreaming, permettant à ceux qui ne peuvent être présents physiquement de participer à distance. Cela crée un engagement immédiat et permet à votre événement de toucher une audience plus large. Il est également possible d'encourager l'interaction en direct grâce à des outils comme Your Event Manager, qui permettent aux participants en ligne de poser des questions et de répondre à des sondages.
Exemple concret : Lors d'une conférence internationale, une entreprise de la tech a utilisé Your Event Manger pour diffuser en direct ses keynotes à un public mondial. Résultat : alors que seulement 500 participants étaient présents physiquement, plus de 5 000 spectateurs ont suivi l'événement en ligne, augmentant ainsi considérablement la visibilité et l’engagement autour de l’événement. En proposant une interaction en temps réel avec des sessions de questions-réponses en direct, ils ont aussi pu recueillir des idées et retours qui n'auraient jamais été obtenus dans un cadre uniquement présentiel.
13.2 Diffusion différée : En plus du direct, mettez à disposition une rediffusion complète de l’événement pour ceux qui souhaitent le visionner plus tard. Vous pourrez ainsi toucher des personnes qui n’ont pas pu assister en temps réel. Cela prolonge la vie de l’événement et permet de maximiser l’investissement réalisé.
Exemple concret : Une entreprise pharmaceutique a organisé un séminaire exclusif pour ses partenaires, mais a ensuite choisi de diffuser les sessions en différé via sa plateforme interne. Le résultat a été impressionnant : plus de 70 % de l’audience n’avait pas pu assister en direct mais a consommé le contenu dans les semaines suivantes. La diffusion différée a permis de toucher des employés et partenaires à l'échelle mondiale, tout en offrant la flexibilité de consulter les informations à leur propre rythme.
13.3 Diffusion des moments forts : Identifiez les moments marquants (discours clés, ateliers interactifs, moments d’émotion partagée) et diffusez-les sous forme de vidéos courtes sur les réseaux sociaux ou dans des newsletters. Ces extraits capturent l'essence de l'événement et donnent envie à ceux qui n'y étaient pas de participer aux prochains.
Exemple concret : Lors d’un grand salon professionnel dans le secteur des Vins & Spiritueux , une association a enregistré des séquences clés de ses panels. Plutôt que de diffuser l'intégralité des sessions, ils ont créé des extraits vidéos des moments forts (chiffres clés, anecdotes des intervenants) et les ont partagés sur leurs réseaux sociaux et via des newsletters. Résultat : un pic de visibilité avec 30 % d’engagement en plus sur leurs plateformes numériques et une augmentation significative des visites sur leur site après l’événement.
13.4 Diffusion des phrases clés : Pendant l’événement, capturez les phrases percutantes ou les citations inspirantes de vos intervenants et partagez-les sous forme de visuels ou de tweets. Cela permet de renforcer le message clé de votre événement et d'engager votre communauté en ligne, tout en augmentant la visibilité de l’événement.
Exemple concret : Une entreprise de services B2B a extrait les phrases et citations les plus inspirantes de ses speakers lors d'une conférence sur le leadership. Ces phrases clés ont été transformées en contenus visuels (citations illustrées, infographies) et diffusées sur LinkedIn et Twitter. Résultat : une amplification massive de l’impact avec des milliers de partages, une augmentation de la notoriété de l'événement et une réutilisation par des influenceurs du secteur, ce qui a permis de renforcer le positionnement de l’entreprise comme leader d’opinion.
14. Déléguer le sourcing et la réservation de vos événements – Gagnez du temps et réalisez des économies
L’organisation d’un événement est un processus complexe qui demande une coordination minutieuse, notamment pour le sourcing des lieux, hôtels, activités de team building, traiteurs et services annexes. Déléguer cette tâche à des plateformes spécialisées ou à des prestataires externes peut vous faire gagner un temps précieux, mais il est important d’en connaître les avantages et les inconvénients pour en tirer le meilleur parti.
- Sourcing des lieux, hôtels, team building, traiteurs et services annexes : Externaliser la recherche des lieux et des prestataires via des plateformes comme Youna ou des agences spécialisées vous permet d'accéder à un large éventail d'options sans avoir à mener vous-même une recherche fastidieuse. Vous pouvez bénéficier de lieux inédits, de traiteurs spécialisés et d’activités adaptées aux besoins de votre équipe, tout en ayant accès à des tarifs négociés et des partenariats privilégiés. Cela vous permet de concentrer vos efforts sur la conception et la stratégie de l'événement plutôt que sur la logistique.
Les avantages :
- Gain de temps considérable : en externalisant la recherche de lieux et de prestataires, vous réduisez la charge de travail opérationnelle.
- Accès à des experts du secteur : les agences ou plateformes spécialisées disposent d'un réseau étendu de partenaires de confiance, vous garantissant des prestations de qualité.
- Optimisation budgétaire : des tarifs souvent négociés avec les fournisseurs, vous offrant des économies non négligeables.
- Simplicité administrative : la facturation directe avec les prestataires permet de limiter les erreurs de facturation ou les frais cachés.
Les inconvénients :
- Frais de service additionnels : certaines agences ou plateformes appliquent des commissions allant jusqu’à 25% ou ajoutent des frais supplémentaires qui peuvent alourdir le coût total de l'événement. Il est donc important de comprendre le modèle d’affaires de votre prestataire. Youna propose par exemple un modèle d’affaires transparent, pas de marge cachée avec les fournisseurs mais des frais de services transparents et dégressifs en fonction de votre volume d’affaires.
15. Déléguer l’organisation de votre événement de A à Z – Laissez les experts prendre les rênes
Déléguer entièrement l’organisation de votre événement à une agence spécialisée peut être une option stratégique, surtout si vous manquez de temps ou si l’événement revêt une importance cruciale pour votre entreprise. De la conception à la réalisation, en passant par la facturation, les agences événementielles prennent en charge tous les aspects, vous permettant de vous concentrer sur vos objectifs stratégiques.
- Recommandations stratégiques : Une agence événementielle ne se contente pas de gérer les aspects logistiques. Elle propose des recommandations stratégiques en fonction des objectifs de votre entreprise (lancement de produit, team building, séminaire, etc.). En s'appuyant sur son expertise, elle vous conseille sur la meilleure façon d’atteindre vos cibles, de maximiser l'impact de l'événement et de le rendre mémorable pour vos participants.
- Conception de l’événement et de son programme : L'agence prend en main la conception de l'événement, depuis le choix du lieu jusqu’à la création du programme. Cela inclut la sélection des activités, des intervenants, des ateliers ou encore des moments forts. Elle s’assure que chaque aspect de l’événement est aligné sur vos valeurs et sur vos objectifs stratégiques, en vous proposant un programme sur-mesure.
- Proposition clés en main : L’un des grands avantages de confier l’intégralité de l’organisation à une agence est de recevoir une proposition "clés en main". L’agence prend en charge tous les éléments : le lieu, les prestataires (traiteurs, animation, décoration), la logistique, la communication avant et après l’événement, et même les activités post-événement si nécessaire. Vous validez simplement les propositions et l’agence s’occupe du reste, assurant une gestion complète et fluide.
- Facturation par l’agence : L’un des aspects les plus pratiques est que l’agence gère également la facturation. Elle centralise tous les coûts et vous présente une facture unique, couvrant l’ensemble des prestations (location, prestataires, etc.). Cela simplifie la gestion comptable et vous évite d’avoir à gérer plusieurs factures de différents fournisseurs.
Les avantages :
- Gain de temps : Confier l’organisation à une agence vous permet de vous décharger complètement de la logistique, vous libérant ainsi du temps pour d’autres priorités.
- Expertise événementielle : Les agences disposent d’un savoir-faire pointu et d’un réseau étendu de partenaires, garantissant des prestations de haute qualité et des solutions innovantes.
- Sérénité : Avec une proposition clés en main, vous n’avez plus à vous soucier des détails techniques, de la coordination des prestataires, ou des aléas de dernière minute. L'agence gère tout pour vous.
- Facturation simplifiée : En n'ayant qu'un seul interlocuteur pour la facturation, la gestion administrative est beaucoup plus fluide et claire.
Les inconvénients :
- Coût plus élevé : Passer par une agence implique souvent des frais supplémentaires pour leur service de gestion complète, ce qui peut peser sur le budget global.
- Moins de contrôle : Déléguer à une agence signifie que vous aurez moins de contrôle direct sur les détails. Vous devrez avoir une confiance totale dans l’équipe en charge pour que l'événement réponde parfaitement à vos attentes.
En résumé, déléguer l’organisation de votre événement de A à Z à une agence spécialisée est une solution idéale pour ceux qui cherchent à gagner du temps et à garantir une organisation sans faille. Toutefois, il est essentiel de bien choisir votre partenaire et de définir clairement vos attentes pour éviter les mauvaises surprises.
